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OrmioSupport: Das Postfach verbinden

Support-Postfach mit Passwort oder bei Gmail und Microsoft 365 ohne Passwort verbinden.

Mit Passwort (die meisten Anbieter)

Unter OrmioSupport → E-Mail → Postfächer → Postfach hinzufügen wählst du den Anbieter (die Server werden eingetragen), die Abteilung, trägst E-Mail-Adresse und Passwort ein und drückst „Speichern und Empfang testen“ und „Speichern und Versand testen“. Bei manchen Anbietern, zum Beispiel all-inkl.com, trägst du den Server deines Kontos selbst ein; der Hinweis steht im Formular.

  • Prüfen alle (Minuten): Standard ist 1 Minute. Der Abruf läuft über den WordPress-Cron. Auf einer ruhigen Seite startet der Cron nur, wenn jemand die Seite aufruft. Richte deshalb bei deinem Hoster einen Server-Cronjob ein, der jede Minute die Adresse https://deine-seite.de/wp-cron.php aufruft.
  • Mails, die schon im Postfach liegen: Beim ersten Verbinden werden sie nicht zu Tickets. Nur Mails, die ab jetzt eintreffen, werden Tickets. Möchtest du auch die vorhandenen importieren, setze den Haken „Auch die Mails importieren, die schon im Postfach liegen“.
  • Im Dashboard zeigt die Zeile „Mail-Abruf“, ob der Abruf eingeplant ist oder sich verspätet (dann läuft der WordPress-Cron nicht).

Gmail und Microsoft 365 ohne Passwort

Google und Microsoft lassen Mailprogramme nicht mehr mit einem Passwort anmelden. OrmioSupport verbindet das Postfach deshalb mit einer einmaligen Erlaubnis. Auf OrmioSupport → E-Mail → Postfächer findest du die Karte „Gmail und Microsoft 365 ohne Passwort“. Zuerst legst du einmal je Anbieter eine kleine App an und trägst Client-ID und Client-Secret ein. Die Weiterleitungsadresse, die du beim Anbieter eintragen musst, zeigt die Karte an.

Google (Gmail, Google Workspace)
  1. In der Google Cloud Console ein neues Projekt anlegen.
  2. OAuth-Zustimmungsbildschirm: bei Google Workspace den Typ Intern wählen. Bei einem normalen Gmail-Konto Extern wählen und die App auf „In Produktion“ stellen; im Testmodus läuft die Erlaubnis nach 7 Tagen ab.
  3. Anmeldedaten → OAuth-Client-ID erstellen, Typ Webanwendung, als autorisierte Weiterleitungs-URI die Adresse aus OrmioSupport eintragen.
  4. Client-ID und Client-Secret in OrmioSupport speichern, Abteilung wählen, „Mit Google verbinden“ drücken, mit dem Postfach anmelden und zustimmen.
Microsoft 365 / Outlook
  1. Im Microsoft Entra Admin Center unter App-Registrierungen → Neue Registrierung eine App anlegen, Plattform Web, die Weiterleitungs-URI aus OrmioSupport eintragen.
  2. API-Berechtigungen → Office 365 Exchange Online, delegiert: IMAP.AccessAsUser.All und SMTP.Send.
  3. Zertifikate & Geheimnisse → Neuer geheimer Clientschlüssel, den Wert kopieren (er wird nur einmal gezeigt).
  4. In OrmioSupport Client-ID, Client-Secret und die Verzeichnis-(Mandanten-)ID eintragen (oder „common“), „Mit Microsoft verbinden“ drücken und zustimmen.
  5. In Exchange muss die SMTP-Anmeldung für das Postfach erlaubt sein, sonst klappt das Senden nicht.

Danach läuft das Postfach ohne Passwort. Der Zugang erneuert sich selbst. Wird die Erlaubnis widerrufen, steht im Status „Bitte verbinde das Postfach erneut“. Das Postfach löschen und neu verbinden ändert das Konto.

Wenn etwas nicht klappt

Eine Mail kommt nicht als Ticket an

Schau auf E-Mail → Zurückgehalten und Zu prüfen. Dort stehen Mails, die nicht automatisch zu Tickets wurden, mit dem Grund. Prüfe außerdem die Zeile „Mail-Abruf“ im Dashboard und mit „Jetzt abrufen“, ob der Abruf grundsätzlich funktioniert.

Der Server lehnt Benutzername oder Passwort ab

Trage die Zugangsdaten selbst ein. Passwortmanager im Browser können Felder des Postfach-Formulars ausfüllen; OrmioSupport speichert deshalb ein geändertes Benutzer- oder Server-Feld nur zusammen mit einem neuen Passwort.