Ormio Hilfe

Die Eingangsbestätigung

Jedes neue Ticket bekommt eine Eingangsbestätigung an den Kunden. Den Text und das Ein- und Ausschalten findest du je Projekt unter E-Mail → Antworten und Eingangsbestätigungen (Platzhalter {name}, {number}, {subject}). Antworten auf bestehende Tickets lösen keine Bestätigung aus.

Gegen Mail-Schleifen, zum Beispiel wenn ein anderes System jede Mail automatisch beantwortet, gibt es eine Tagesgrenze: „Eingangsbestätigungen pro Adresse und Tag“ (Standard 5). Darüber hinaus wird das Ticket weiter angelegt, nur die Bestätigung entfällt.

Aussehen

Bestätigung, Meldungen an das Team, Fristwarnungen und die Bewertungsanfrage kommen als gestaltete Karte mit Logo, Projektname, Titel und Ticketnummer. Das Logo änderst du unter E-Mail → Antworten und Eingangsbestätigungen → Aussehen der System-Mails: eine Bildadresse eintragen, leer lassen für das OrmioSupport-Logo oder ein Minuszeichen für kein Logo. Die Antworten deiner Mitarbeiter bleiben schlicht, damit sie wie eine persönliche Mail wirken.

Einladung für neue Teammitglieder

Mitarbeiter → Einladungs-Mail: Wer als Mitarbeiter angelegt wird, bekommt eine gestaltete Mail mit Knopf zum Passwort setzen und der Adresse des Arbeitsbereichs. Betreff und Text passt du an; „Einladung erneut senden“ schickt sie noch einmal. Hat die Person schon ein Konto, entscheidest du per Haken, ob sie trotzdem informiert wird.

Unzustellbare Mails

Kommt eine Mail an den Kunden als unzustellbar zurück (zum Beispiel „Benutzer unbekannt“), erkennt OrmioSupport das. Im Ticket steht eine Zeile mit der Adresse und dem Grund, und der Kontakt wird als „Adresse ungültig“ markiert. Schreibt der Kunde wieder, verschwindet die Markierung. Vorübergehende Probleme wie ein volles Postfach ändern nichts, und bei Personen in Kopie gibt es nur die Zeile im Ticket. Der Hinweis erscheint meist nach wenigen Minuten, so schnell meldet der Mailserver zurück.